PLATAFORMA ARIES PARA WINDOWS CERTIFICADA POR COLCIENCIAS COMO "PRODUCTO DE INVESTIGACIÓN TECNOLÓGICA CON ALTO CONTENIDO NACIONAL"


La Plataforma AriesNet es la encargada de dar soporte a todos los módulos suministrados. Es el portal de entrada a las aplicaciones y es quien permite, además, el acceso a funciones genéricas de todo el entorno: Optimización y revisión del estado de la base de datos para la creación y mantenimiento de esta, control de usuarios, definición de perfiles de acceso, registro y control de las aplicaciones y el manejo de la auditoría.

Esta plataforma está diseñada en entorno de procesamiento 100% Web, con interfaz de usuario Windows para facilidad de acceso de los usuarios y seguridad en su ejecución. La interfaz Windows se instala en las máquinas autorizadas y se accede a la lógica de negocio y base de datos vía Web Service, que puede estar instalada en una intranet o en Internet.

La Plataforma posee Arquitectura Cliente Servidor y está enlazada actualmente a Bases de datos MySql y con toda la funcionalidad para ser integrada a Bases de Datos SQL Server, ORACLE y otros motores de base de datos, permitiendo un ambiente distribuido en el que se puede tener la base de datos en un servidor, los webServices en otro (lógica de Negocio) y la interfaz de usuario en máquinas clientes desde las que se gestiona la información.

En cuanto al generador de reportes, éste permite imprimir los reportes en copia dura ( papel), generarlos archivo Excel, en documento de Word, en documento PDF o exportarlo a diferentes formatos de Archivo Plano ( csv, txt delimitado por tabuladores, por comas u otro que se defina).

Es importante resaltar que la comunicación de datos se realiza vía cadenas de texto en formato XML, el cual es el estándar mundial para transmisión de datos y el cual sirve de base para GELXML de Gobierno en Línea, para Muisca de la DIAN y es la base para XBRL que es el estándar para la transmisión de reportes NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).

ADMINISTRATIVO

Dentro de los objetivos de mejora continua de los procesos de seguridad de datos en la plataforma ARIESnet, se ha realizado el módulo Administrativo que cumple con la función de separar ciertas actividades que requieren acceso exclusivo de personal autorizado que, de acuerdo a los principios de seguridad y transparencia, no deben ser juez y parte en los procesos de gestión de datos.

Para tal efecto, el módulo administrativo proporciona utilidades de:

-Manejo de prescripción de cartera según las normas vigentes.

-Módulo de notas débito y notas crédito.

-Notas de financiación de cartera.

-Manejo de Acuerdos de Pago.

-Aplicación de Saldos a favor

-Anulación de documentos de recaudo

-Anulación de Paz y Salvos expedidos.

-Generación de los informes de BDM (Boletín de deudores Morosos).

Además, administra las configuraciones sensibles que, por sus características, requieren mayor nivel de seguridad en su administración, tales como:

-Configuración de periodos de liquidación,

-Configuración de descuentos por pago anticipado.

-Parametrización de Amnistías.

VALORIZACIÓN

El módulo de valorización tiene como fundamento el manejo de la contribución de valorización que deben realizar las personas naturales o jurídicas en contraprestación a beneficios generados por obras de influencia en el sector en el cual se encuentran los inmuebles.

En el módulo de Valorización se hace el cargue de la información de los predios y propietarios, se registra la financiación contando con la posibilidad de incluir intereses de financiación y diferir dichos valores en los períodos que se requieran. Luego de tener la financiación montada, el contribuyente tiene la posibilidad de realizar abonos futuros a capital ó cancelar la cuenta total. Y en caso de mora e intereses corrientes de mora, a futuro las personas pueden solicitar un acuerdo de pago sobre los mismos montos para congelación de intereses.

El aplicativo genera reportes de control de cartera en forma resumida o detallada y tiene enlace con el módulo contable para la afectación de causación de cartera, ajustes y pagos efectuados.

CONTROL DOCUMENTAL

Según el acuerdo 060 del 30 de Octubre de 2001, Archivo general de la nación, se establecen los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, llevar los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

El módulo de Gestión documental es un sistema de archivo, que permite la recepción, digitalización y almacenamiento de documentos(escaneados) soportados en papel, al igual que documentos creados digitalmente.

A través del proceso de radicación el usuario puede identificar documentos de procedencia interna o externa, con el fin de llevar un control de tiempos de respuesta, en beneficio del cumplimiento de requerimientos legales que los documentos conlleven y así poder detectar la ubicación exacta de un documento en determinado momento y a la vez realizar seguimiento del flujo de los documentos, si es necesario.

PAGOS Y FACTURACIÓN ONLINE

La plataforma AriesNet cuenta con múltiples funcionalidades que permiten a las administraciones Municipales cumplir con la estrategia de Gobierno en Línea.

Consulta de factura en línea

Pagos en línea por medio de la plataforma Zona Pagos

Pagos en línea por medio de archivos planos con PSE

Enlaces, vía WebServices, con las cámaras de Comercio regionales para efectos de actualizar el inventario de establecimientos de Industria y Comercio.

Además contamos con el conocimiento y la infraestructura para para dar cumplimiento a los demás trámites y servicios en línea establecidos por el Gobierno y las TIC.

PRESUPUESTO, TESORERÍA Y PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC)

Este submódulo del Ambiente Aries -Totalmente integrado al Módulo Contable- está compuesto por tres funciones del manejo de la información Municipal, de entidades industriales y comerciales del estado y/o de empresas de servicios Públicos asi:

El manejo de la información presupuestal de la entidad: control de disponibilidades, registros y ordenación del gasto. Manejo del presupuesto inicial y sus modificaciones (Adiciones, reducciones, traslados y aplazamientos presupuestales según las normas vigentes.)

El manejo de la tesorería que se liga y afecta al presupuesto con lo que se logra un sólo asiento o digitación única de documento, enlace y trazabilidad de éstos, haciendo que se minimizen las posibilidades de error y la duplicidad de funciones.

Comprende lo relacionado con Comprobantes de ingreso y egreso, manejo y control de fondos, manejo y control de cuentas bancarias y de caja de la entidad. Igualmente permite el control de vales de anticipo y las consultas respecto a la información mencionada.

Generación y control del (P.A.C) plan anual mensualizado de caja cuya información se liga con los dos módulos anteriores evitando duplicidad en asientos.

Es de anotar que este módulo posee una utilidad que permite el cálculo y proyección de los ingresos y gastos de un año, basado en la historia de años anteriores y con cuatro métodos diferentes estadísticamente aceptados (Lineal, logarítmico, exponencial y Por promedio de porcentajes), algunos de los cuales permiten índices de proyección como herramienta de elección. Igualmente, desde éste módulo, y con la información que él procesa, se puede generar la homologación de códigos y rendición de cuentas a la Contralor General de la República, rendición del FUT (Formulario único Territorial), a la DIAN (Medios Exógenos) y otros reportes específicos de los entes de control.

CONTABILIDAD

El Módulo contable permite el manejo de la información de la entidad por documentos fuente mediante un plan de cuentas definido por la reglamentación que rija a la entidad.

Se imprimen los listados contables generalmente aceptados y los adicionales que soliciten los usuarios que correspondan con la información contenida en las base de datos.

Este módulo puede o no ser enlazado con los módulos de nomina, presupuesto, almacén e inventarios, cartera y facturación de Impuestos, para realizar las causaciones y cancelaciones de los diferentes comprobantes.

Permite, así mismo, la realización de ajustes por inflación, diferidos y depreciaciones.

El subsistema controla la información por periodos abiertos, lo que permite tener simultáneamente todos los meses para consultar e imprimir sin que se requiera de restauración de copias de seguridad o procesos engorrosos de cierre y cargue de saldos. Igualmente, genera los archivos en Excel correspondientes al CGN001, lo que permite mayor certeza en el proceso y agilidad a la hora de realizar la rendición de cuentas.

TALENTO HUMANO

Este submódulo de la plataforma AriesNet tiene como finalidad la de procesar toda la información necesaria del personal de la entidad, generar las correspondientes nóminas y liquidación de primas, vacaciones, cesantías e intereses a las cesantías, así como la liquidación de conceptos adicionales a la nómina, control de préstamos y las horas extras.

El submódulo de Nómina permite configurar las cuentas contables para provisiones de nómina y su correspondiente generación y afectación en el módulo contable.

Se realiza un manejo de la hoja de vida, información e historia laboral, capacitación, información familiar y, además, permite ligar al trabajador a un centro de costos y rubro presupuestal para, posteriormente, efectuar la afectación presupuestal de las diferentes liquidaciones producidas.

Se generan archivos planos para reportar el pago al banco en formato plano y delimitado por un carácter definido.

ALMACEN E INVENTARIO DE BIENES

Este submódulo puede trabajar, si la entidad lo desea, con la Biblia catálogo de elementos de consumo, devolutivos y bienes inmuebles; con la estructura de códigos contables para inventarios o con la codificación que la entidad prefiera.

Posee el control de los elementos mediante el proceso de ordenes de pedido, altas y bajas. Asi mismo permite realizar el control del inventario por dependencia y por empleado mediante la generación de placas de identificación de los elementos.

Permite la realización de actas de traslado de los elementos entre empleados, entre dependencias, devoluciones al almacén y bajas definitivas de los elementos.

Desde este subsistema se puede generar el proceso de depreciaciones por elemento y conservar su valor histórico y actualizado. Esta generación puede afectar al subsistema contable mediante un proceso en lote que puede ser validado por el contador y/o sus asistentes.

Dentro del aplicativo se puede realizar proceso de componentización de los elementos para su control y cambio de piezas que lo conforman, así como su depreciación por componentes.

TAQUILLA

Módulo de recaudos, enlazado con los impuestos y con tesorería. Permite generar e imprimir los comprobantes de ingreso y la consulta de la liquidación de los diferentes impuestos.

Al final del día permite realizar un cierre (cuadre de caja) para hacer la afectación en presupuesto y tesorería. Con ésto, se obvian procesos repetitivos de digitación.

Este submódulo está en condiciones de enlazarce, via archivo plano con recaudos en bancos, o mediante captura de pagos con código de Barras. Igualmente puede generar cobros adicionales y controlar su cartera.

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO

Esta aplicación tiene doble finalidad: El control del catastro o inventario de inmuebles y el manejo de la cartera y facturación del impuesto predial regulados por por ley 14/83, ley 44/90 y las normas que lo reglamentan.

El primero, comprende el histórico de avalúos, manejo de ficha catastral, áreas, destinaciones económicas, exenciones, estratificación socioeconómica, puntajes, zonificación, mutaciones o cambios en los predios, historia de propietarios, entre otros.

En el aspecto de la cartera y facturación, permite la generación de la deuda, la liquidación periódica y el cobro de recargos por mora. Se tiene control sobre todas las modificaciones que se requiera realizar para evitar fraudes y se pueden liquidar y facturar descuentos por pronto pago.

Se tiene manejo de notas débito y crédito para efectos de correcciones y las cuales afectan los módulos contables para control y seguridad de la cartera. La periodicidad de la liquidación y facturación puede ser mensual, trimestral, semestral o anual según la reglamentación de la entidad.

INDUSTRIA Y COMERCIO

Con el censo de contribuyentes de industria y comercio, se puede efectuar el control de las correspondientes declaraciones, descuentos y cálculo del impuesto por milaje del promedio mensual de las ventas brutas del año inmediatamente anterior.

El módulo está adaptado para las dos modalidades básiscas de cobro: Liquidación privada o mediante liquidación oficial, generando factura periódica.

Se puede realizar la configuración y asignación de cobros adicionales por valor fijo, por porcentaje del impuesto, por milaje de la declaración, por fórmula específica de la entidad.

En la modalidad de facturación, ésta se puede realizar mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual de conformidad con las normas vigentes para la entidad.

SERVICIOS PUBLICOS

El módulo de servicios públicos se acoge en todo a la ley 142 de servicios públicos domiciliarios.

Permite la configuración o definición “según las necesidades y parámetros de la entidad” de las destinaciones o clases de sevicio (Residencial, industrial, comercial etc), de los estratos (Categorías) socioeconómicos, de los cobros principales (Acueducto, alcantarillado, aseo, gas, etc) siendo muy elástico en su configuración, y de los cobros adicionales que realice la entidad (Medidor, factura, trabajos, iva etc); estos últimos se pueden cobrar y controlar su cartera por cuotas con o sin intereses de financiación.

Se enlaza la información con los formatos SUI de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios reportando la información requerida por ésta entidad.

Los reportes y estadísticas que emite el módulo son bastante amplios: en la actualidad cuenta con 30 reportes diseñados y se pueden ajustar o crear nuevos que la entidad requiera y con base en la información existente en la base de datos.